Administratie software kent meestal vele in- en exportfuncties. De meeste ondernemers starten zonder betaalde software dus wil je graag dat je huidige administratie ook in de nieuwe software past. De meeste administratie software kan omgaan met Excel en de bekendere kassa- en webwinkelsoftware. Als je andere databases gebruikt is het raadzaam vooraf even te onderzoeken of je ondernemingscijfers over te zetten zijn. Welke software past in dat geval het beste bij de andere facetten van je onderneming?
Administratie is al tijdrovend, suf en vervelend genoeg. Accepteer daarom niet zomaar het eerste beste softwarepakket dat je tegenkomt maar neem even zorgvuldig de tijd en probeer wat online demo's uit voordat je echt kiest voor administratie-software. De verschillen zijn namelijk groot.
Je gebruikt de software zelf maar soms heeft jouw administratie ook invloed op externen. Zo zijn sommige aanbieders gespecialiseerd in administratie software voor ZZP die ook direct facturen willen sturen die te betalen zijn via iDeal, automatisch herinneringen stuurt en naast de verplichte administratie een complete en actieve boekhouding aanbiedt. Andere pakketten richten zich meer op de grotere bedrijven en bieden bijvoorbeeld meerdere gebruikers die kunnen inloggen op je account. Zo kan bijvoorbeeld je boekhouder of accountant je helpen wanneer je gebruik maakt van speciale administratie software voor ZZP.
Zorg er allereerst voor dat je administratie veilig is opgeborgen. Vaak bevat deze vertrouwelijke informatie en te vaak verdwijnt administratie omdat het in een simpel Excel bestand op de computer was opgeslagen. Je weet nooit wat een ander ermee doet! Daarnaast wil je altijd een Backup. Bij goede online administratie-software wordt er meestal automatisch een Backup gemaakt. Mogelijk is in dit geval een jaarlijkse uitdraai voldoende. Als je zelf de administratie op je eigen computer hebt staan houd er dan altijd rekening mee dat de harde schijf kan crashen en computers gestolen kunnen worden. Weet je dan ook zeker dat je data veilig is voor buitenstaanders en dat jij er zelf nog bij kunt?
Een goede ondernemer zal de kosten zelden de doorslag laten geven aangezien zelfs de duurdere administratie-software is niet veel duurder is dan enkele tientjes per maand. Toch, als het er echt om hangt, kunnen ook die paar tientjes voor jou misschien het besluit verder beïnvloeden.
Hopelijk heb je door middel van de bovenstaande tips meer informatie en motieven om te kiezen voor een specifiek administratiesysteem.
beoordeeld met een 9,2
© Copyright 2024 - Boekhouding en Administratie |
